Contrat SaaS – Définition
Un contrat SaaS (Software-as-a-Service) est un accord entre un fournisseur SaaS et ses acheteurs qui définit les conditions d’accès et d’utilisation du logiciel par les utilisateurs finaux, ainsi que les modalités d’abonnement et de paiement.
Composantes d’un contrat SaaS
Les contrats SaaS entrent en jeu lorsqu’une entreprise choisit d’acquérir une licence pour un logiciel plutôt que de l’acheter. En général, les contrats SaaS forment une catégorie de contrats dont la nature, la structure et les obligations sont largement similaires. Toutefois, les services spécifiques, les accords de niveau de service et les obligations peuvent varier en fonction du type de technologie ou de service proposé.
Prenons l’exemple d’Adobe, qui propose différents modèles d’abonnement. Adobe Cloud Creator offre aux clients la possibilité d’acheter un abonnement individuel ou une licence pour petite entreprise. Les entreprises similaires à Adobe peuvent avoir des contrats SaaS qui permettent aux clients de payer au fur et à mesure, en ne payant le logiciel que lorsqu’ils l’utilisent. De nombreux contrats SaaS sont presque statiques. L’abonné peut choisir le niveau de service auquel il souhaite accéder. Toutefois, ni la durée ni le prix ne sont négociables. En outre, Adobe collabore avec des institutions de premier plan telles que des universités et des entreprises. Ces contrats sont généralement négociés en déterminant le nombre d’utilisateurs et la largeur de bande dont le client aura besoin, ainsi que la durée du contrat et la nécessité ou non de disposer d’équipes d’assistance personnalisées ou sur mesure.
Clauses clés à comprendre et à évaluer dans chaque contrat SaaS
Les logiciels en tant que service (SaaS) ont la réputation d’être difficiles à suivre, à gérer et à mesurer la conformité aux engagements contractuels, aux obligations et aux accords de niveau de service (SLA). Il en résulte souvent une diminution de la conformité des fournisseurs, ce qui a un impact direct sur l’entreprise. Alors, comment mieux gérer les contrats SaaS ?
Les contrats SaaS (Software-as-a-Service) servent de passerelle entre ce que le fournisseur SaaS contrôle et ce que votre entreprise attend. Il peut être difficile de créer, gérer, négocier et maintenir les multiples contrats d’une organisation en même temps, c’est pourquoi le processus doit être mené de manière ciblée par les décideurs appropriés. L’entreprise doit aligner les services informatiques et financiers pour s’assurer que chaque contrat SaaS sert les objectifs de l’entreprise.
Le contrat SaaS joue un rôle important en ce sens qu’il permet de savoir précisément ce que le SaaS fournit. Il garantit la responsabilité juridique des deux parties. En apparence, les contrats SaaS ressemblent à n’importe quel autre contrat. Mais sous la surface, les contrats SaaS comportent des couches nécessaires qu’il est essentiel de comprendre et d’évaluer, en particulier si c’est vous qui les signez et les gérez.
Il semble assez simple de gérer tous ces champs et de créer facilement des contrats, n’est-ce pas ? Mais ce n’est pas le cas dans la pratique. La gestion et le suivi des contrats SaaS sont pénibles si vous les faites manuellement. Il n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît de garantir la conformité et de respecter les obligations du fournisseur de SaaS. Pour gérer efficacement vos contrats SaaS avec vos fournisseurs SaaS, vous devez comprendre en profondeur chaque clause du contrat.
Clauses importantes d’un contrat SaaS
Comme indiqué précédemment, chaque contrat SaaS peut contenir des termes et des clauses distincts. Les clauses spécifiques d’un contrat dépendent des informations pertinentes suivantes : le secteur d’activité dans lequel vous évoluez, les produits que vous vendez ou les services que vous proposez. Néanmoins, tous les contrats de services en nuage partagent certains termes et accords. Il s’agit notamment de
1. Champ d’application de la licence
Les dispositions relatives à l’utilisation autorisée du contrat SaaS comprennent généralement la plupart ou la totalité des éléments suivants :
Les installations, technologies et moyens autorisés pour accéder aux services et les exploiter.
Les services SaaS reconnus que vous pouvez utiliser et l’étendue de l’accès et de l’utilisation autorisés
le nombre d’utilisateurs autorisés ou toute autre étendue définie de l’accès ou de l’utilisation autorisés.
Bien qu’un fournisseur de SaaS puisse fournir des services SaaS en exclusivité, ceux-ci sont généralement proposés à de nombreux clients dans le cadre d’un modèle multi-locataires de distribution de services logiciels.
Le fournisseur peut restreindre le champ d’utilisation sous licence, par exemple en limitant l’utilisation à votre secteur d’activité, votre marché ou votre industrie.
2. Limitation de la responsabilité
Une clause de limitation de responsabilité protège les fournisseurs de SaaS contre les risques juridiques en obligeant contractuellement l’utilisateur final à ne pas pouvoir leur réclamer certains dommages. Par exemple, si le logiciel ne fonctionne pas et que votre entreprise subit des dommages, la limitation de responsabilité restreindra la capacité de votre entreprise à récupérer ses pertes.
La manière dont le fournisseur de SaaS rédige sa clause de limitation de responsabilité (souvent appelée « LOL ») dépend des risques liés à son produit SaaS unique. Heureusement (ou malheureusement), les formulaires utilisés par la plupart des vendeurs pour les accords de licence incluent souvent des limitations de responsabilité qui favorisent de manière disproportionnée le vendeur.
Il s’agit essentiellement d’une clause de non-responsabilité suivie d’une phrase plafonnant le montant total des dommages dont une partie du vendeur pourrait éventuellement être responsable en vertu de l’accord.
3. Propriété et sécurité des données
Lors de l’utilisation du logiciel, tant le fournisseur que les utilisateurs génèrent une grande quantité de données. Les contrats SaaS doivent clairement indiquer qui est propriétaire des données que les utilisateurs introduisent dans la plateforme. Étant donné que les fournisseurs de SaaS sont responsables de l’hébergement des données des clients, la propriété des données est souvent une zone grise.
Il est conseillé de vérifier comment les informations sont stockées et transmises et s’il existe des restrictions de sécurité pour l’accès aux données stockées. En outre, les contrats de SaaS doivent inclure une politique de confidentialité qui détaille la manière dont le fournisseur utilise vos données, y compris les informations qu’il collecte et partage en interne ou avec des tiers. Cette section comprend également des informations sur le cryptage des données, la manière dont les données sont sauvegardées et le rôle du fournisseur en cas de violation des données ou de problème de sécurité.
4. Service à la clientèle et assistance
Cette clause particulière doit établir comment votre fournisseur de SaaS assurera l’assistance pour ses services, le temps de réponse et les garanties supplémentaires, le cas échéant, en termes de service attendu.
5. Plan d’abonnement, modèle et tarification
Les dispositions doivent préciser ce que comprend exactement le plan d’abonnement et comment le fournisseur de SaaS fournira vos services. En ce qui concerne la tarification, les modalités et le calendrier de facturation des coûts détaillés doivent être établis avec précision dans le contrat SaaS. Étant donné que les contrats SaaS reposent généralement sur un modèle d’abonnement, le mode de paiement habituel peut être mensuel, trimestriel ou annuel. Dans le modèle de tarification par abonnement, les clients paient régulièrement pour l’utilisation continue d’un service ou d’un produit.
Les modèles de tarification SaaS sont généralement les suivants :
Tarification forfaitaire : un seul produit, un seul ensemble de fonctionnalités et un seul prix.
Tarification basée sur l’utilisation : modèle de paiement au fur et à mesure.
Tarification par paliers : plusieurs « paquets », avec différentes combinaisons de fonctionnalités fournies à des prix différents.
Tarification par utilisateur : un seul utilisateur paie un prix mensuel fixe ; si l’on ajoute un autre utilisateur, le prix double, et ainsi de suite.
Tarification par utilisateur actif : quel que soit le nombre d’utilisateurs pour lesquels vous payez, vous ne serez facturé que pour ceux qui utilisent effectivement le logiciel.
Il s’agit d’un excellent domaine pour la négociation de contrats SaaS, car l’optimisation du modèle de tarification SaaS permet aux vendeurs SaaS de réduire le coût d’acquisition des clients (CAC) grâce à un meilleur positionnement, une meilleure présentation et un meilleur ciblage des clients idéaux, et d’augmenter la valeur à vie (LTV) grâce à des prix plus élevés et à une meilleure fidélisation. Pour en savoir plus à ce sujet, retrouvez notre article sur les stratégies de pricing pour un SaaS.
6. Accords de niveau de service (SLA)
L’accord de niveau de service peut être un document autonome ou un élément d’un accord plus important avec le fournisseur de SaaS. Un SLA est conçu pour fixer des normes de performance minimales, notamment en ce qui concerne la disponibilité du service. Aujourd’hui, la plupart des fournisseurs de services en nuage incluent un accord de niveau de service (SLA) dans leur contrat SaaS. Vérifiez le pourcentage de disponibilité du logiciel ; plus ce pourcentage est faible, plus l’impact sur la productivité de vos utilisateurs est important.
Bien que la référence du secteur soit un temps de fonctionnement garanti de 99,9 % (ce qui signifie que le temps d’arrêt du logiciel n’est que de 0,1 %), la plupart des fournisseurs de logiciels proposent aujourd’hui un temps de fonctionnement de 99,99 %.
Les accords de niveau de service sont plus qu’une simple mesure de la disponibilité ; il s’agit également d’un outil qui, indépendamment de l’architecture sous-jacente, permet de déterminer si le service répond à vos besoins.
En règle générale, les accords de niveau de service pour les SaaS doivent inclure les éléments suivants
le temps de réponse pour les problèmes urgents, l’assistance générale et l’ajout des fonctionnalités demandées (supplémentaires).
les pénalités qui seront imposées au fournisseur de SaaS si les garanties ne sont pas respectées et les exclusions pour lesquelles le fournisseur ne sera pas tenu de payer la pénalité
Garantie de disponibilité du logiciel
la structure de facturation et de prix,
Sécurité et conformité
Mesures de performance et indicateurs clés de performance
7. Durée, renouvellement et résiliation
En ce qui concerne la durée, la plupart des contrats sont annuels et beaucoup s’étendent sur 3 à 5 ans au niveau de l’entreprise.
Selon une étude, les contrats pluriannuels d’une durée d’environ 2,5 ans ou plus ont un taux de résiliation moyen de 8,5 %.
En règle générale, un contrat SaaS est renouvelable à l’infini. Cela signifie que l’accord sera automatiquement renouvelé pour une nouvelle période, à moins que vous ne mettiez fin au contrat avant une date déterminée. Les clauses de renouvellement automatique sont peut-être les plus répandues dans les contrats SaaS et autres contrats de service par abonnement. La facilité avec laquelle la durée du contrat est automatiquement prolongée permet d’économiser du temps et de l’argent qui auraient été consacrés à renégocier le contrat à chaque fois qu’il arrive à expiration.
Dans la plupart des cas, le délai de notification pour renoncer au renouvellement automatique est exprimé en jours, en mois, voire en années avant la fin de la période en cours (ou, alternativement, avant le début de la période de renouvellement suivante). Si vous négligez ce délai de préavis, vous risquez d’être coincé dans une nouvelle période de renouvellement. Dans un contrat SaaS, les clauses de résiliation pour raisons de commodité permettent à la ou aux parties spécifiées de résilier le contrat pour n’importe quelle raison. Pour résilier pour des raisons de commodité, les parties peuvent négocier le délai de préavis, c’est-à-dire dix, soixante ou quatre-vingt-dix jours.
Les logiciels qui utilisent l’IA pour identifier et extraire les clauses de renouvellement automatique (ainsi que d’autres termes qui affectent leur interprétation) peuvent accélérer le travail de recherche de ces dispositions et permettre un examen plus complet qui peut autrement être effectué manuellement.
Les commerciaux des entreprises de SaaS sont les principaux créateurs de contrats SaaS – ou du moins, ils devraient l’être. Bien que les contrats SaaS impliquent de nombreuses parties prenantes, les obligations contraignantes qu’ils créent sont généralement définies et contrôlées par le service juridique. Un contrat SaaS peut intégrer un bon de commande auquel est annexé un contrat de garantie de marché, un contrat de licence sur mesure ou un progiciel d’entreprise. Les contrats SaaS créent des obligations récurrentes pour les vendeurs de SaaS et les utilisateurs finaux, obligations qui peuvent persister pendant des années et avoir des conséquences de grande ampleur. C’est pourquoi l’équipe juridique interne d’une entreprise conserve généralement des droits d’approbation, principalement en cas d’écart par rapport aux conditions standard. D’autres parties prenantes pourraient vouloir obtenir des droits d’approbation sur les accords SaaS, notamment les équipes chargées de la satisfaction des clients et les équipes chargées des produits et de l’ingénierie.
Vous êtes préoccupé par la compréhension, l’évaluation, la gestion et le suivi des contrats SaaS pour votre entreprise ? Essayez les solutions de gestion des contrats basées sur l’IA qui vous débarrassent de tous vos soucis et fournissent des résultats intelligents.
